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Rappel des obligations du RGPD concernant les informations à fournir lorsque des données à caractère personnel sont collectées auprès de la personne concernée (Article 13)

Lorsque des données à caractère personnel relatives à une personne concernée sont collectées auprès de cette personne, le responsable du traitement lui fournit, au moment où les données en question sont obtenues, toutes les informations suivantes :

• l'identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du représentant du responsable du traitement ;
• le cas échéant, les coordonnées du délégué à la protection des données ;
• les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel ainsi que la base juridique du traitement ;
• lorsque le traitement est fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point f), les intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers ;
• les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel, s'ils existent ;
• le cas échéant, le fait que le responsable du traitement a l'intention d'effectuer un transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, et l'existence ou l'absence d'une décision d'adéquation rendue par la Commission ou, dans le cas des transferts visés à l'article 46 ou 47, ou à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, la référence aux garanties appropriées ou adaptées et les moyens d'en obtenir une copie ou l'endroit où elles ont été mises à disposition.

En plus des informations visées au paragraphe 1, le responsable du traitement fournit à la personne concernée, au moment où les données à caractère personnel sont obtenues, les informations complémentaires suivantes qui sont nécessaires pour garantir un traitement équitable et transparent :

• la durée de conservation des données à caractère personnel ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• l'existence du droit de demander au responsable du traitement l'accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l'effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s'opposer au traitement et du droit à la portabilité des données ;
• lorsque le traitement est fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point a), ou sur l'article 9, paragraphe 2, point a), l'existence du droit de retirer son consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ;
• le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle ;
• des informations sur la question de savoir si l'exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère réglementaire ou contractuel ou si elle conditionne la conclusion d'un contrat et si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel, ainsi que sur les conséquences éventuelles de la non-fourniture de ces données ;
• l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l'article 22, paragraphes 1 et 4, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

Rappel des règles concernant les données relatives à la gestion de clients et de prospects (Délibération n° 2016-264 du 21 juillet 2016)

Les données à caractère personnel relatives aux clients ne peuvent être conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale.

Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale, peuvent faire l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont conservées, conformément aux dispositions en vigueur (notamment mais non exclusivement celles prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation). Il convient de prévoir à cet effet une base de données d’archives dédiée ou une séparation logique dans la base de données active, après avoir opéré un tri des données pertinentes à archiver.

Pour pouvoir conserver, au-delà de la durée de conservation fixée au regard de l’article 6.5° de la loi, des informations relatives à des clients ou des prospects à des fins d’analyses ou d’élaboration de statistiques agrégées, les données doivent être anonymisées de manière irréversible, en procédant à la purge de toutes les données à caractère personnel, y compris les données indirectement identifiantes. A cet égard, le G29 a adopté un avis le 10 avril 2014 sur les techniques d’anonymisation.

Par ailleurs et sous réserve du respect de l’article 6 de la norme, les données des clients utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale (par exemple, à compter d’un achat, de la date d’expiration d’une garantie, du terme d’un contrat de prestations de services ou du dernier contact émanant du client).

Les données à caractère personnel relatives à un prospect non client peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect (par exemple, une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel ; en revanche, l'ouverture d’un courriel ne peut être considérée comme un contact émanant du prospect).

Au terme de ce délai de trois ans, le responsable de traitement pourra reprendre contact avec la personne concernée afin de savoir si elle souhaite continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l’absence de réponse positive et explicite de la personne, les données devront être supprimées ou archivées conformément aux dispositions en vigueur, et notamment celles prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation.

Rappel des règles relatives à la prospection commerciale (L.34-5 du Code des Postes et des communications électroniques)

Pour les professionnels :

• Le principe : information préalable et droit d'opposition
• la personne doit, au moment de la collecte de son adresse de messagerie
  • être informée que son adresse électronique sera utilisée à des fins de prospection,
  • être en mesure de s’opposer à cette utilisation de manière simple et gratuite.
• L'objet de la sollicitation doit être en rapport avec la profession de la personne démarchée

Pour les particuliers :

• Le principe : pas de message commercial sans accord préalable du destinataire
• La publicité par courrier électronique est possible à condition que les personnes aient explicitement donné leur accord pour être démarchées, au moment de la collecte de leur adresse électronique.
• Deux exceptions à ce principe :
  • si la personne prospectée est déjà cliente de l'entreprise et si la prospection concerne des produits ou services analogues à ceux déjà fournis par l’entreprise. 
  • si la prospection n'est pas de nature commerciale
• Dans ces deux cas, la personne doit, au moment de la collecte de son adresse de messagerie
  • être informée que son adresse électronique sera utilisée à des fins de prospection,
  • être en mesure de s’opposer à cette utilisation de manière simple et gratuite.